為了有效地溝通，重要的是要具體，而不是含糊不清或模棱兩可。無論您是在說話還是寫作，當您選擇描述性詞語並牢記準確意圖時，您將更容易清楚地表達您的觀點。花一些時間來計劃您的信息，您很快就會享受到更具體的溝通帶來的好處。
腳步
第 1 部分（共 2 部分）：決定要包含哪些信息
步驟 1. 選擇一個您熟悉的主題。
您對某事了解得越多，就越容易想像出特定的圖像和事實。
- 如果您對您的主題不了解，請進行一些研究，以便您可以更詳細地談論或寫下它。如果您試圖針對某項任務具體化，則可能需要進行研究。
- 如果您仍然對自己的能力沒有信心，請尋找可以將主題與您更熟悉的內容聯繫起來的方法，或者嘗試考慮一個您更熟悉的子主題。例如，如果您被分配談論氣候變化，您可以選擇談論您可以在個人層面上聯繫的特定方面，例如您對北極熊的熱愛以及氣候變化將威脅其棲息地的危險.
步驟 2. 決定號召性用語。
這聽起來可能很複雜，但這意味著縮小論點的焦點，並明確說明您希望人們採取什麼行動--換句話說，就是您寫作或演講的目的。無論您是在講述虛構故事還是進行哲學論證，都要考慮您希望人們的感受和反應。當您繼續寫作或演講時，不要忘記這個目標。
- “號召性用語”是營銷中常用的一個術語，但它可用於任何類型的演講或寫作。無論主題是什麼，請將您的文章或演講視為一種營銷工具，旨在傳達特定信息並讓人們以特定方式做出反應。
- 常見的目的包括：告知、說服、推薦、爭論、倡導、解釋、指導和辯護。
- 例如，如果您選擇撰寫有關北極熊和氣候變化的文章，您的行動呼籲可能與您的受眾可以採取的減少氣候變化影響的行動有關。
第 3 步。確保您回答了問題。
如果您正在回答問題、反駁他人的論點或完成作業，請仔細考慮您需要回答的問題的具體情況。在被問到的問題之上添加一些額外的信息是可以的，但首先你需要確保你的回答徹底回答了特定問題。
想想問題中使用了哪個或哪些問題詞。例如，如果您被要求描述您在工作中的工作，您很容易通過談論相關主題（例如您的工作表現或您選擇職業道路的原因）而走神。這些信息可能對您的聽眾很有趣或很重要，但不要忘記先回答問題。
第 4 步。考慮長度。
如果您必須寫出一定數量的單詞或發言一定的時間，請確保您能夠將所有最重要的信息納入您的論點。如果沒有規定長度，請仔細考慮您的信息、主題和受眾，以確定合適的長度。您的目標應該是提供您的聽眾需要的所有信息，而不會影響他們的注意力範圍。
- 如果您擔心觀眾的注意力範圍，請考慮使用倒金字塔風格，它優先考慮最重要的信息，並在最後留下不太重要的細節。這並不適合每種寫作或演講風格，但如果您需要傳達一些關鍵點，它可能是一個有用的工具。
- 如果您有額外的時間或空間需要填充，不要只添加不提供任何額外細節或洞察力的額外詞。相反，尋找可以讓您的聽眾受益於更多細節的地方，或者嘗試考慮您可以建立的其他聯繫或您可以引用的其他示例。
- 僅在相關時提供背景信息。不相關的細節會讓你的整個論點看起來不那麼直接。
步驟 5. 舉例說明。
無論你是在說還是在寫，你的目的通常是提出一個論點，你需要例子來支持這個論點，以使你的聽眾相信它。證據是具體的關鍵。
- 示例以某些格式明確說明，例如政治辯論和研究論文，並且可以通過說諸如“例如”之類的內容直接介紹。在其他體裁中，例如創意寫作，示例更加含蓄。例如，您可能需要描述角色穿什麼以及她喜歡在哪裡買衣服，以便向觀眾傳達她很時尚。
- 儘管示例必不可少，但請注意不要讓您的聽眾不知所措。如果你提供太多不相關的例子，你的聽眾可能會忘記你的主要觀點。您可以通過仔細評估您計劃用於每個示例的所有細節並確保始終與您的主要論點有直接聯繫來避免這種情況。
步驟 6. 考慮所有疑問詞。
除非您的信息主題非常狹窄，否則您通常會想要回答誰、什麼、何時和何地。這在商務溝通中尤為重要。如果您需要某人的某事，您將需要傳達您需要什麼、需要誰來做、何時需要完成以及需要在何處完成。
方式和原因可能重要，也可能不重要，具體取決於您的信息。仔細考慮你的聽眾將如何解釋你的信息，除非你告訴他們，否則永遠不要假設他們會知道你的意思。
步驟 7. 避免概括。
當您不確定還有什麼要說的時候，概括通常會以書面形式結束。常見的例子包括“自有時間以來”或“人們認為……”這些陳述通常過於抽象和籠統而無濟於事，並且由於它們做出瞭如此籠統的陳述，因此它們也可能是不真實的。
例如，不要在文章開頭說“現代生活因技術而惡化”，而可以說“根據一些專家的說法，技術導致人與人之間的溝通問題並增加了孤獨感”。
第 2 部分（共 2 部分）：選擇您的措辭
步驟 1. 使用形容詞和副詞。
描述性詞語將幫助您的聽眾準確理解您在說什麼，並使他們繼續閱讀或聆聽更有趣。但是，您不想過度使用這些，因為它們可能是多餘的或缺乏影響。
- 想想其他人可能如何想像您使用的單詞。如果您的文字沒有在觀眾的腦海中形成清晰的畫面，則可能是您的語言太含糊了。例如，如果你只是說，“那個人去了他家”，你的聽眾將不知道該怎麼想。如果你說，“疲憊的老人去了他黑暗、空蕩蕩的房子”，你的讀者會更好地想像這個場景。
- 然而，“她說話時結結巴巴”這句話用了一個副詞不恰當。 “口吃”已經包括停止講話的想法，所以副詞是多餘的--或者用創意寫作術語來說是“絨毛”。
- 如果您不確定您的語言是否具有足夠的描述性，請將其讀給您的一些同齡人，並讓他們根據您的表現來判斷您。詢問他們您哪裡缺乏細節或您的語言不清楚。
- 與其描述你提到的每一個對象，不如關注對你的信息最重要的那些。
步驟 2. 使用專有名詞。
盡可能引用姓名、標題和地點，以免在您的信息中造成混淆。
步驟 3. 使用對時間敏感的詞。
使用“週一”或“美國東部時間 4:30 之前”等特定術語，而不是“下週”或“很快”等更模糊的術語，確保您的受眾準確理解何時需要完成某事。
第 4 步。展示，不要告訴。
對於創意寫作，請使用基於所有五種感官的描述性單詞和短語：視覺、嗅覺、味覺、聽覺和触覺。這對於其他類型的寫作和演講也很有用，因為它可以讓您的聽眾自己體驗情況並得出自己的結論。
- 例如，“Deshawn was very happy”這句話就不是很詳細。它並沒有讓讀者了解 Deshawn 的幸福是什麼感覺。相反，嘗試這樣的事情：“當 Deshawn 衝到街上尋找他的朋友時，他的心在胸口砰砰直跳。他迫不及待地想要分享他的好消息。”這個關於 Deshawn 感受的具體、具體的細節讓讀者能夠更好地理解這些情緒。
- 為了詳細描述事物，你需要學會仔細觀察它們。如果這對您來說很困難，請練習注意日常任務中涉及的微小細節，牢記所有五種感官。
第 5 步。知道什麼時候改述。
如果您要引用其他人，請考慮使用確切的引用。當引用清晰簡潔時，這種方法效果最好。如果您的來源難以理解或不必要地複雜，請考慮釋義，以便更好地傳達與您要表達的觀點的特定相關性。
對話對於創意寫作中的情節發展和特徵描述至關重要，因此將對話寫下來而不是解釋對話。
第 6 步。擴大您的詞彙量。
廣泛的詞彙將幫助您更好地交流，因為它可以讓您訪問更多單詞，讓您可以選擇能夠傳達您正在尋找的確切細節的單詞。
- 在某些情況下，複雜的詞是正確的選擇，但您應該避免使用聽眾無法理解的語言。請記住，重點是有效地傳達您的信息，而不是炫耀您的詞彙量。如果您的聽眾不太可能熟悉技術術語，您還應該謹慎使用技術術語。
- 如果您正在尋找合適的詞來描述某事，詞典和同義詞庫是非常有用的工具。如果您不確定自己是否正確使用了某個詞，請始終使用字典進行檢查。
步驟 7. 避免過於復雜的語法。
確保以正確的順序放置單詞並使用正確的句子結構，以便您的單詞流連在一起。這將使事情看起來更加清晰和簡潔。例如，比較以下句子：
- “由於越來越多地使用計算機來存儲和處理公司信息，工業間諜活動正在迅速增加。”這個不清楚，因為從句打斷了主旨。
- “由於越來越多地使用計算機來存儲和處理公司信息，工業間諜活動正在迅速增加。”這很清楚，因為首先提出了主要思想。